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為滿足學科建設、出版機構和研究者需要，近年來明清地方檔案的整理與出版如雨后春筍般涌現出來。在充分肯定這些成績的同時我們也注意到，由於缺少完備的行業規范與約束機制，導致明清地方檔案的整理方式與出版成果良莠不齊。當前，數字化的文獻整理一時還難以全面展開，紙質出版仍是主要方式，文獻整理和出版至少可從以下三個方面加強管理與規范。
以案卷為單位，按“件”整理
上個世紀，對《巴縣檔案》《寶坻檔案》等地方檔案的整理，隻做了案卷級的著錄和標引，完成了案卷目錄，而未涉及卷內每份文件。而現在對一些歷史檔案的文件級整理，卻隱去了案卷標題，以致在利用時隻能通過某一件文件的檔號去查閱同一卷檔案，十分不便。而在檔案整理過程中實行“以案卷為單位，按件整理”，能夠有效解決這些問題。“以案卷為單位，按件整理”，是指檔案整理首先要保留案卷的形式，在此基礎上厘清卷內的文件數量。經整理的目錄同時需有案卷目錄和卷內文件目錄，卷內文件目錄就是文件級目錄。這種整理方式對於保存檔案原貌、進行研究、撰寫題名、開展數字化工作等都具有重要的意義。
目前，對一些重要檔案的數量介紹，多是“余件”“多件”之類的模糊表述。一些整理成果和出版品多將本為數件的檔案合並為一件，或將本為一件的檔案拆分為數件，其根源在於對“件”的內涵不明確。何為“件”？即歸檔文件的數量單位，與我們說的一份、兩份的“份”是一樣的，一件文件就是一個單份文件。在整理過程中，有些比較容易判定，譬如一份完整的詞訟狀、札文。但也會遇到一些比較復雜的情況，試舉幾例：例如《孔府檔案》第60卷“本府處理公務稿簿”保存了孔府在明萬歷十八、十九兩年處理公務的文稿，按常規整理，一般統計為一冊（卷）而不再分件，但這樣處理的問題在於：一是檢索不到這兩年孔府處理公務的數量與類型﹔二是如果“件”的數量未知，以后數字化時還得重新處理。而去分件時，又會發現一張紙上抄錄有數個不同文種且不同時間的檔案（此現象在其他檔案中也常見），這與我們通常所看到的“單獨成頁”的情況完全不同。那麼，究竟如何分件呢？筆者認為，盡管在一頁紙上，當以一個事由或內容認定為一件為妥，否則在撰寫題名時也會糾纏不清。在出版時也應切割為數件為佳。同時，需對稿簿下分件、同頁切割的情況添加“說明性文字”，以反映檔案的原貌——其實，這裡的“簿冊”與文件登記簿、魚鱗圖冊、歸戶冊一類不同（參見《巴縣禮房接詞簿一冊》，《巴縣檔案》6—7—1716，宣統元年四月），冊內每份材料相對獨立，相當於“案卷”，只是古人採用了裝訂成冊的組織方式罷了﹔又如在《孔府檔案》中，同一內容有草稿、定稿等形制，有人認為草稿不具備法律憑証作用，隻保留定稿就可，實則不然。因為內容雖一樣，但成文卻有先后之分，外觀特征也有較大差異（如草稿刪改多，字跡往往比較潦草，也無蓋章、畫行），而這恰是我們研究文書流轉的重要文獻，所以應該完整保留，各為1件（這裡，筆者不贊同《歸檔文件整理規則》〔DA/T22—2015〕所載“正本與定稿為一件”的規定）﹔再如，在《南部檔案》的整理過程中，我們也常會遇到一件訴訟狀上附作為証據的“粘單”，這件粘單如何處理呢？在筆者看來，粘單單獨計一件為好，否則其內容就無法檢索。同時為體現其與訴訟狀的關聯性，將之標注為訴訟狀的附件為佳。
其實，一個案卷“件”的數量統計准確性還與當初“案卷”的整理質量有關。在檔案整理過程中，我們經常會發現卷面標注的是某一案由，但裡面裝的卻有與之不相關的兩個或多個不同的事件，或者一個案件散布在幾個卷宗裡。遇到此類“串卷”現象，在不能另編案卷號的前提下，以歸並為妥。對於不能歸並的，在此卷下另行排列，同時撰寫說明予以區分。比如明代《孔府檔案》第6卷“成化年間修刊孔氏宗譜（一）”與第7卷“成化年間修刊孔氏宗譜（二）”，先前的整理者整理為2卷2件，這是由於紙質檔案整理時受每卷的厚度限制造成的。現在統計時當歸並為1卷1件﹔又如清代《南部檔案》第5-279卷，按卷面所寫，檔案應是“民人王朝忠等具告何中瑄等私設霸市一案”的相關內容，但前4件檔案完全與此案無關。這4件若找不到所屬案卷，當在此卷下單獨歸為一類，添加題名。對於這些更改，都需在凡例中有明確的交代，並在調整卷中分別作說明。如此等等，都需要我們去研究，並加以明確。
文件題名撰寫基本要素須完備
題名的撰寫是地方檔案整理最核心的工作，一般包括時間、責任者、事由、受文者、文種等5個要素。對於每個要素的內涵與操作，國家出台了相應的指導性文件，如《明清檔案著錄細則》（DA/T8-94）、《明清檔案著錄文字使用規則》（試行本）、《明清檔案分類表》（試行本）、《明清檔案文件級目錄數據採集操作辦法》（2016年發布）等，不過，實際整理出版過程中仍存在一些問題。
筆者以為，目前對具有一定規模的檔案的整理，都是團隊作戰，人員多且流動性強，對於題名的著錄，當堅持原則性，並適當與靈活性相結合，否則提交的信息會因為“標准不統一”而變得“花樣百出”。何謂原則性？簡而言之，就是原生性，即檔案原文是什麼，就抄寫成什麼，但是對於有的檔案卻不能一味這樣，需要靈活處理。
對於各要素的著錄，不同種類的檔案差別很大，須逐一研討，方可得其要領，此處僅以整理過程中爭議較多的幾個問題作點討論：首先，不是所有的題名著錄都需有前文所述5個要素。公文稿件類的檔案，著錄格式可缺省受文者﹔對於具備行文對象的檔案，須加受文者項，但從文種名稱可以得知受文者的，如詔令文書、上奏文書、告示、訟狀等，可以省略。其中對於受文者的連接詞，可照搬原文，或用行、呈、移。“行”用於下行文，“呈”用於上行文，“移”用於平行文。現在很多題名不這樣處理，一律用“給”或“致”，就不是原汁原味了。對於檔簿、圖表、單、誥命、地契、清冊、花名冊、章冊、總冊、調查表一類的檔案，採用“時間+內容+文種”的格式就可。其次，對於責任者與受文者的著錄，一般摘錄檔案就可，不需要考証出全名、職務。若要求寫全名、職務，團隊最好先提供“查証表”，以便著錄者查閱（否則因著錄者個人的水平與精力，往往會出錯），同時對於考証的部分標注考証符號。再次，事由一項，遇到記載過於冗長或簡單的檔案，就不能完全照錄，應適當刪補，以反映出該件檔案的大致內容。最后，檔案裡往往會出現“一稿多用”的情況，這樣一件檔案裡就會出現多個受文者，也可能因受文者級別的不同導致不同的文種，著錄格式可以採取“時間+責任者+事由+受文者1+文種、受文者2+文種”的形式。
原色影印出版
筆者曾在不同的場合多次強調，明清地方原始檔案作為一種寫本文獻，不同於純粹的刻本文獻，其用紙有紅、白、黃、藍等顏色之分，書寫有朱筆、墨筆之異，畫行、畫押、鈐印等都有相應的程式與規章，相比黑白印制、點校出版，原色影印更佳（參見吳佩林：《地方檔案整理向何處去——基於清代地方檔案整理現狀的反思》，《光明日報》2016年4月9日第11版）。但事實上，我們看到已出版的308冊《清代四川南部縣衙門檔案》、91冊《清代新疆檔案選輯》仍是黑白印制，這樣做的結果就是使得不少信息被遮蔽，大大降低了檔案的文物價值和研究價值。
受條件限制，《巴縣檔案》《寶坻檔案》《冕寧檔案》《循化廳檔案》《南陵檔案》等地方檔案都以黑白縮微膠片制作。現在若再出版，宜重新制作，以原色影印為佳。若考慮出版成本，至少應使用灰度印刷。盡管不能反映紙張顏色，但能明顯區別墨筆和朱筆，並能反映出水漬虫蠹、皺褶破損、字跡濃淡等問題，相比完全去底色的黑白印刷，保留了更多信息。
此外，考慮到紙幅有長短高低之別，若不能原樣影印，可以採取附錄尺寸的方式解決。對於一些尺寸特別大的檔案，可以借鑒《孔子博物館藏孔府檔案匯編·明代卷》的做法，另附一冊，以拉圖、折頁等方式制作。
20世紀上半葉，對明清內閣大庫和大內檔案的整理歷經曲折，也積累了豐富的經驗（如尊重檔案來源原則、保持歷史檔案的原貌、片紙隻字不得廢棄等），出版的整理成果為學界提供了豐富的史料。遺憾的是，地方檔案整理並沒有充分汲取以往的寶貴經驗教訓，仍然存在一些亟待改進之處。檔案是不可再生資源，如果不嚴把質量關，不及早糾偏，會造成大量的人力、物力和財力浪費，應該成立專門的指導委員會，結合先前的國家行業標准和當今技術條件制定出一套符合地方檔案的行業規范或工作手冊，並加以指導，推廣好的經驗和做法。
（作者：吳佩林，系曲阜師范大學特聘教授，本文系國家社科基金重大項目“歷代孔府檔案文獻集成與研究及全文數據庫建設”〔13&ZD108〕階段性成果）
